GIÁM SÁT TRỰC TIẾP
Cơ cấu tổ chức - chính nó cung cấp những cơ chế thúc đẩy các nhà quản lý và nhân viên (không thuộc ban quản trị) để hành xử theo cách mà làm cho cấu trúc của tổ chức đó vận hành, hoặc thậm chí cải thiện hoạt động của cấu trúc đó, vì vậy cần phải kiểm soát. Nói cách khác, các nhà quản lý có thể phát triển một cơ cấu tổ chức đúng cho các nhóm đơn vị và chức năng, và một chuỗi hiệu lệnh hiệu quả. Nhưng cơ cấu tổ chức hoạt động như thiết kế chỉ khi các nhà quản lý cũng thiết lập hệ thống kiểm soát tạo động lực và hành vi của nhân viên bằng những cách phù hợp cấu trúc này. Kiểm soát đầu ra là một phương pháp thúc đẩy người lao động; Kiểm soát hành vi là một phương pháp khác. Phần này xem xét ba cơ chế kiểm soát hành vi của các nhà quản lý có thể sử dụng để giữ cho cấp dưới theo dõi và thực hiện cơ cấu tổ như chúng được thiết kế:
- giám sát trực tiếp,
- quản lý theo mục tiêu,
- các quy tắc và tiêu chuẩn trong thủ tục hoạt động
(xem hình).
3 hình thức giám sát trực tiếp:
Các hình thức trực tiếp và có hiệu lực nhất của kiểm soát hành vi là
- giám sát trực tiếp bởi những con người chủ động theo dõi và quan sát hành vi của cấp dưới,
- huấn luyện cấp dưới các hành vi mà là phù hợp và không phù hợp,
- và can thiệp để có hành động khắc phục khi cần thiết.
Hơn nữa, khi các nhà quản lý giám sát cấp dưới một cách cá nhân, họ dẫn dắt bằng ví dụ và theo cách này có thể giúp cấp dưới phát triển và nâng cao trình độ kỹ năng của riêng mình.
Tác dụng giám sát trực tiếp:
Giám sát trực tiếp cho phép các nhà quản lý ở tất cả các cấp độ để trở thành cá nhân tham gia với cấp dưới của họ và cho phép họ cố vấn kinh nghiệm cho cấp dưới và phát triển kỹ năng quản lý của mình. Do đó kiểm soát thông qua giám sát cá nhân có thể là một cách hiệu quả để thúc đẩy người lao động và thúc đẩy hành vi đó tăng hữu hiệu (hiệu suất, năng suất lao động) và hiệu quả.
Những vấn đề bất cập trong giám sát trực tiếp:
Tuy nhiên, một số vấn đề có liên quan đến giám sát trực tiếp.
Đầu tiên, nó là tốn kém vì một người quản lý cá nhân có thể quản lý chỉ có một số lượng tương đối nhỏ của cấp dưới một cách hiệu quả. Vì vậy, nếu giám sát trực tiếp là các loại chính của kiểm soát được sử dụng trong một tổ chức, nhiều nhà quản lý sẽ cần thiết và chi phí sẽ tăng lên. Vì lý do này, kiểm soát đầu ra này thường ưa thích để kiểm soát hành vi; thực vậy, Các nhà quản lý ở mọi cấp độ của tổ chức thường có xu hướng dùng kiểm soát đầu ra để đánh giá hiệu suất.
Thứ hai, sự giám sát trực tiếp có thể tước bỏ động cơ thúc đẩy cấp dưới. Điều này xảy ra nếu nhân viên cảm thấy họ đang bị giám sát chặt chẽ như vậy mà họ không được tự do để đưa ra quyết định của riêng mình, hoặc nếu họ cảm thấy họ không được đánh giá một cách chính xác và khách quan. Các thành viên và các nhân viên khác có thể bắt đầu để vượt qua “bức tường”, trốn tránh trách nhiệm, và sẽ chấm dứt hợp tác với các thành viên khác nếu họ cảm thấy người quản lý của họ không được đánh giá chính xác hiệu suất của họ và được ưa chuộng một số người hơn những người khác.
Thứ ba, như đã nói trước đây, cho nhiều công việc kiểm soát cá nhân thông qua sự giám sát trực tiếp chỉ đơn giản là không khả thi. Một công việc phức tạp hơn và khó khăn hơn cho các nhà quản lý đánh giá cấp dưới thực hiện tốt như thế nào. Hiệu suất của quản lý cấp đơn vị (bộ phận) và chấp chức năng, cho ví dụ, nó chỉ có thể được đánh gia liên quan một thời gian dài (nơi mà kiểm soát đầu ra được phát triển). Vì vậy nó tạo một chút cảm giác cho các nhà quản lý hàng đầu để giám sát một sách liên tục hiệu suất của họ. Tuy nhiên, các nhà quản lý vẫn có thể giao nhiệm vụ và mục tiêu của tổ chức cho cấp dưới của họ và củng cố các giá trị và chuẩn mực trong văn hóa của tổ chức thông qua phong cách của riêng cá nhân của họ.
Dịch ngày 16/06/2015)
Ms Trần Thị Hạnh Mai
Trưởng Ban R&D, VICC
(Kiểm soát nội bộ, CFA)
Tìm kiếm thông tin ngày
05/2015:
Mr Nguyễn Tuấn Anh
Trưởng nhóm tìm kiếm
(SRT, R&DD, VICC)
Cử nhân quản trị tài
chính ( Đại học Western Kentucky, Mỹ)
Nguồn tham khảo:
Contemporary management book
---
Rất cám ơn Quý anh/chị
đã đồng hành cùng VICC trên con đường cải tiến doanh nghiệp Việt
CÂU LẠC BỘ KIỂM SOÁT
NỘI BỘ VICC
THE VICC INTERNAL
CONTROL CLUB
Trụ sở: 72 Trương Công
Định, P14, Q Tân Bình
Đăng ký tham gia sinh
hoạt câu lạc bộ Kiểm Soát Nội Bộ Việt Nam (VICC) và tìm hiểu về thêm thông tin
về câu lạc bộ vui lòng liên hệ:
ĐẶNG THỊ TÂM
THƯ KÝ CÂU LẠC BỘ
Điện
thoại
:
Cần biểu mẫu các loại
qui trình hay tài liệu về kiểm soát nội bộ theo chuẩn quốc tế hoặc muốn hợp tác
và trao đổi về chuyên môn KIỂM SOÁT NỘI BỘ xin liên lạc:
TRẦN THỊ HẠNH MAI
CHỦ TỊCH CÂU LẠC BỘ
Điện
thoại
: +84 938 699 246
Blog chia sẻ kiến thức kiểm soát nội bộ: http://internalcontrolvicc.blogspot.com
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét