KIỂM
SOÁT HỆ THỐNG THÔNG TIN
3 LOẠI KIỂM SOÁT THÔNG TIN
Hệ
thống kiểm soát thiết lập mục tiêu chính, giám sát, định giá và hệ thống phản hồi mà cung cấp cho các nhà quản
lý với thông tin về chiến lược và cơ cấu của tổ chức đang hoạt động tốt như thế
nào; có hữu hiệu (năng suất) và hiệu quả hay không. Hệ thống kiểm soát hiệu quả cảnh báo cho các nhà quản lý khi một
cái gì đó đang xảy ra sai và cung cấp cho họ thời gian để đáp ứng với những cơ
hội và các mối đe dọa. Một hệ thống kiểm soát hiệu quả có ba đặc điểm: đó là đủ
linh hoạt để cho phép các nhà quản lý để đáp ứng khi cần thiết để sự kiện bất
ngờ; nó cung cấp thông tin chính xác về thực hiện của tổ chức; và nó mang lại
cho các nhà quản lý thông tin một cách kịp thời, vì những quyết định trên cơ sở
các thông tin đã lỗi thời là một công thức cho sự thất bại.
Hình
thức mới của CNTT đã cách mạng hóa hệ thống kiểm soát bởi vì họ tạo điều kiện
cho dòng chảy của thông tin chính xác và kịp thời lên và xuống cấp tổ chức và
giữa các chức năng và các đơn vị. Hôm nay nhân viên ở tất cả các cấp của tổ chức
thường xuyên đưa thông tin vào hệ thống thông tin của công ty hoặc mạng và bắt
đầu một chuỗi sự kiện có ảnh hưởng đến việc ra quyết định trong một số phần
khác của tổ chức. Đây có thể là nhân viên bán hàng cửa hàng bách hóa có chức
năng quét của quần áo mua cho các nhà quản lý hàng hóa những loại quần áo cần
phải được đặt hàng lại từ nhà cung cấp hoặc nhân viên bán hàng trong lĩnh vực đồ
ăn (thực phẩm, thức ăn) vào một máy tính xách tay không dây của phần mềm quản
lý quan hệ khách hàng (CRM) cần thiết để
thông báo tình hình tiếp thị (marketing) về thay đổi trong nhu cầu của khách
hàng.
Kiểm soát cảnh báo (feedforward
control)
Kiểm
soát và hệ thống thông tin được phát triển để đo lường hiệu suất ở từng giai đoạn
trong quá trình chuyển đổi đầu vào thành hàng hoá và dịch vụ đã hoàn thành (xem
hình). Ở giai đoạn đầu vào, quản lý sử dụng kiểm
soát cảnh báo (feedforward control) cho phép các nhà quản lý để dự
đoán các vấn đề trước khi chúng phát sinh. để dự đoán các vấn đề trước khi
chúng phát sinh vì vậy vấn đề không xảy ra sau này trong quá trình chuyển đổi (trong
quy trình kiểm soát). Ví dụ, bằng cách đưa ra thông số kỹ thuật sản phẩm nghiêm
ngặt để cung cấp hàng đặt trước (một hình thức của mục tiêu hiệu suất – thực hiện),
một tổ chức có thể kiểm soát chất lượng đầu vào mà nó nhận được từ nhà cung cấp
và do đó nó tránh các vấn đề tiềm năng trong quá trình chuyển đổi. Ngoài ra,
CNTT có thể được sử dụng để giữ liên lạc với nhà cung cấp và theo dõi sự tiến bộ
của họ. Tương tự như vậy, bằng cách sàng lọc ứng viên xin việc, thường bằng
cách xem hồ sơ xin việc của họ bằng điện tử và sử dụng một số cuộc phỏng vấn để
lựa chọn những người có tay nghề cao nhất, các nhà quản lý có thể làm giảm cơ hội
mà họ sẽ thuê những người thiếu các kỹ năng hay kinh nghiệm cần thiết để thực
hiện có hiệu quả. Nói chung, sự phát triển của các hệ thống thông tin quản lý
thúc đẩy kiểm soát cảnh báo (feedforward control)
cung cấp cho các nhà quản lý thông tin kịp thời về những thay đổi trong công việc
và môi trường chung mà có thể tác động đến tổ chức của họ sau này. Quản lý có
hiệu quả luôn luôn theo dõi các xu hướng và những thay đổi trong môi trường bên
ngoài để cố gắng đoán trước các vấn đề.
Kiểm soát đồng thời (concurrent
control)
Ở
giai đoạn chuyển đổi (conversion stage), kiểm soát đồng
thời (concurrent control), kiểm soát cung cấp cho các nhà quản lý thông tin phản
hồi ngay lập tức về cách hiệu quả đầu vào sẽ được chuyển thành kết quả đầu ra
vì vậy các nhà quản lý có thể sửa vấn đề nảy sinh. cung cấp cho các nhà
quản lý thông tin phản hồi ngay lập tức về cách hiệu quả đầu vào sẽ được chuyển
thành kết quả đầu ra vì vậy các nhà quản lý có thể sửa vấn đề nảy sinh. Kiểm
soát đồng thời thông qua CNTT cảnh báo các nhà quản lý cần phải phản ứng nhanh
với bất cứ điều gì là nguồn gốc của vấn đề, có thể là một loạt khiếm khuyết của
đầu vào, một máy không thẳng hàng, hoặc một công nhân đang thiếu các kỹ năng cần
thiết để thực hiện một nhiệm vụ một cách hiệu quả . Kiểm soát đồng thời là
trung tâm của các chương trình quản lý chất lượng toàn diện, trong đó người lao
động được dự kiến sẽ
liên tục theo dõi chất lượng của hàng hóa hoặc dịch vụ mà họ cung cấp tại mỗi bước
của quá trình sản xuất và thông báo cho người quản lý ngay sau khi họ phát hiện
ra vấn đề. Một trong những thế mạnh của hệ thống sản xuất của Toyota, ví dụ, là
những người lao động cá nhân có thẩm quyền để đẩy một nút để ngăn chặn các dây
chuyền lắp ráp bất cứ khi nào họ phát hiện ra một vấn đề chất lượng. Khi tất cả
các vấn đề được điều chỉnh lại kết quả là một sản phẩm hoàn chỉnh mà là đáng
tin cậy hơn.
Kiểm soát phản hồi
(feedback control)
Ở giai đoạn đầu ra, các nhà quản lý sử dụng kiểm soát phản hồi, kiểm soát mà cung cấp cho các nhà quản
lý thông tin về phản ứng của khách hàng đối với hàng hóa và dịch vụ để hành động
khắc phục có thể được thực hiện nếu cần thiết. cung cấp thông tin về những
phản ứng của khách hàng đối với hàng hóa và dịch vụ để từ đó có hành động khắc
phục có thể nếu thấy cần thiết. Ví dụ, một hệ thống điều khiển phản hồi giám
sát theo dõi số lượng khách hàng trả lại cảnh báo quản lý khi sản phẩm bị lỗi
đang được sản xuất, và một hệ thống thông tin quản lý (MIS) mà các biện pháp
tăng hoặc giảm trong doanh số bán hàng tương đối của các nhà quản lý sản phẩm
báo khác nhau để thay đổi trong thị hiếu của khách hàng để họ có thể tăng hoặc
giảm sản xuất các sản phẩm cụ thể.
Dịch giả:
Ms
Trần Thị Hạnh Mai
Nguồn tham khảo:
Contemporary
management book
Tìm kiếm thông tin:
05/2015
|
Tổng hợp: 13/06/2015
|
Nhóm hỗ trợ tìm kiếm
Ban R&D, VICC
Mr Nguyễn Tuấn Anh -
Cử nhân Quản trị tài
chính
Western Kentucky University (Mỹ)
|
Trưởng Ban R&D,
VICC
Ms Trần Thị Hạnh Mai
(Kiểm soát nội bộ,
CFA)
|
---
Rất cám ơn Quý anh/chị
đã đồng hành cùng VICC trên con đường cải tiến doanh nghiệp Việt
CÂU LẠC BỘ KIỂM SOÁT
NỘI BỘ VICC
THE VICC INTERNAL
CONTROL CLUB
Trụ sở: 72 Trương Công
Định, P14, Q Tân Bình
Đăng ký tham gia sinh
hoạt câu lạc bộ Kiểm Soát Nội Bộ Việt Nam (VICC) và tìm hiểu về thêm thông tin
về câu lạc bộ vui lòng liên hệ:
ĐẶNG THỊ TÂM
THƯ KÝ CÂU LẠC BỘ
Điện
thoại
:
Cần biểu mẫu các loại
qui trình hay tài liệu về kiểm soát nội bộ theo chuẩn quốc tế hoặc muốn hợp tác
và trao đổi về chuyên môn KIỂM SOÁT NỘI BỘ xin liên lạc:
TRẦN THỊ HẠNH MAI
CHỦ TỊCH CÂU LẠC BỘ
Điện
thoại : +84
938 699 246
Thư điện
tử : internalcontrolvietnam@gmail.com
Blog chia sẻ kiến thức kiểm soát nội bộ: http://internalcontrolvicc.blogspot.com
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét