BƯỚC 1 TRONG QUY TRÌNH THAY ĐỔI TỔ CHỨC

KIỂM SOÁT THAY ĐỔI
BƯỚC 1 TRONG QUY TRÌNH THAY ĐỔI TỔ CHỨC

Quản lý Thay đổi (Managing Change)

Sự cần thiết phải không ngừng tìm kiếm cách để cải thiện hữu hiệu và hiệu quả. Nó là quan trọng để các nhà quản lý phát triển các kỹ năng cần thiết để quản lý các thay đổi có hiệu quả. Một số chuyên gia đã đề xuất một mô hình của sự thay đổi mà các nhà quản lý có thể làm theo để thực hiện thay đổi thành công, đó là, di chuyển một tổ chức đi từ trạng thái hiện tại của nó và hướng tới một trạng thái tương lai mong muốn để tăng tính hữu hiệu và hiệu quả của nó.

Trong hình vạch ra các bước quy trình này bao gồm:

-         B1: Đánh giá nhu cầu cho việc thay đổi (ASSESSING THE NEED FOR CHANGE )

-         B2: Quyết định thay đổi (DECIDING ON THE CHANGE TO MAKE)

-         B3: Thực hiện thay đổi (IMPLEMENTING THE CHANGE   )

-         B4:Định giá tình hình thay đổi (EVALUATING THE CHANGE   )

Ta đi xem xét kỹ nội dung bước 1 bao gồm:

ĐÁNH GIÁ NHU CẦU thay đổi tổ chức có thể ảnh hưởng đến thực tế tất cả các khía cạnh của chức năng tổ chức, bao gồm cả cơ cấu tổ chức, văn hóa, chiến lược, hệ thống kiểm soát, và các nhóm và các đội, cũng như các hệ thống quản lý nguồn nhân lực và quy trình tổ chức quan trọng như giao tiếp, động cơ, và lãnh đạo. Thay đổi tổ chức có thể làm thay đổi cách thức quản lý thực hiện các nhiệm vụ quan trọng của việc lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, và việc kiểm soát và cách thức họ thực hiện vai trò quản lý của họ.
   Quyết định làm thế nào để thay đổi một tổ chức là một vấn đề phức tạp vì sự thay đổi phá vỡ sự nguyên trạng và đặt ra một mối đe dọa, khiến người lao động để chống lại nỗ lực để thay đổi mối quan hệ và thủ tục làm việc. Thông qua việc học tập, đó là quá trình các nhà quản lý cố gắng để tăng khả năng các thành viên tổ chức 'để hiểu và thích ứng với điều kiện thay đổi, có thể là một động lực quan trọng cho sự thay đổi và có thể giúp tất cả các thành viên của một tổ chức, bao gồm các nhà quản lý, có hiệu quả làm cho các quyết định về những thay đổi cần thiết.
   Đánh giá nhu cầu thay đổi được gọi là có hai hoạt động quan trọng: công nhận rằng có một vấn đề và xác định nguồn gốc của nó. Đôi khi cần phải thay đổi là rõ ràng, chẳng hạn như khi hiệu suất của một tổ chức là thảm hại. Thông thường, tuy nhiên, các nhà quản lý gặp khó khăn khi xác định rằng có gì đó sai, vì các vấn đề phát triển dần dần; tổ chức biểu diễn có thể trượt cho một số năm trước khi một vấn đề trở nên rõ ràng. Như vậy trong bước đầu tiên trong quá trình thay đổi, các nhà quản lý cần phải nhận ra rằng có một vấn đề đòi hỏi phải thay đổi.
   Thường thì những vấn đề mà các nhà quản lý phát hiện đã sản xuất một khoảng cách giữa hiệu quả mong muốn và hiệu suất thực tế. Để phát hiện một khoảng cách như vậy, các nhà quản lý cần phải xem xét các biện pháp, chẳng hạn như hiệu suất thị trường cổ phiếu giảm hoặc lợi nhuận, chi phí tăng cao, hay thất bại của người lao động để đáp ứng được các mục tiêu của họ hoặc ở lại trong ngân sách mà chỉ ra cho dù sự thay đổi là cần thiết. Những biện pháp này được cung cấp bởi hệ thống kiểm soát tổ chức, thảo luận ở chương trước.
   Để tìm ra nguồn gốc của vấn đề, các nhà quản lý cần phải nhìn cả bên trong và bên ngoài tổ chức. Ngoài tổ chức, họ phải xem xét làm thế nào thay đổi lực lượng môi trường có thể tạo ra cơ hội và các mối đe dọa đang ảnh hưởng đến các mối quan hệ công việc nội bộ. Có lẽ sự xuất hiện của đối thủ cạnh tranh chi phí thấp ở nước ngoài đã dẫn đến xung đột giữa các phòng ban khác nhau mà đang cố gắng tìm những cách thức mới để đạt được một lợi thế cạnh tranh. Các nhà quản lý cũng cần phải nhìn vào bên trong tổ chức để xem cấu trúc của nó đang gây ra vấn đề giữa các phòng ban. Có lẽ một công ty không có tích hợp cơ chế tại chỗ để cho phép các phòng ban khác nhau để đối phó với sự cạnh tranh chi phí thấp.

NGUỒN TÀI LIỆU: Sách quản lý hiện đại của Mỹ

Tìm kiếm tài liệu: Mr Nguyễn Tuấn Anh, Ban R&D, VICC

Lược dịch và tổng hợp (23/11/2015):: Ms Trần Thị Hạnh Mai, Trưởng Ban R&D, VICC

(Vui lòng ghi rõ nguồn của VICC nếu sử dụng bản dịch và tổng hợp này của chúng tôi)

---

Rất cám ơn Quý anh/chị đã đồng hành cùng VICC trên con đường cải tiến doanh nghiệp Việt

CÂU LẠC BỘ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VICC

THE VICC INTERNAL CONTROL CLUB

Trụ sở: 72 Trương Công Định, P14, Q Tân Bình

Đăng ký tham gia sinh hoạt câu lạc bộ Kiểm Soát Nội Bộ VICC hoàn toàn miễn phí tại đường link sau:  http://goo.gl/forms/ypPj1PNTM5

Cần hợp tác và trao đổi về chuyên môn KIỂM SOÁT NỘI BỘ xin liên lạc:

CHỦ TỊCH CÂU LẠC BỘ

TRẦN THỊ HẠNH MAI

Điện thoại: +84 938 699 246

Thư điện tử: internalcontrolvietnam@gmail.com

Facebook: https://www.facebook.com/tranthihanhmaivicc

Blog chia sẻ kinh nghiệm kiểm soát nội bộ: 

http://kiemsoatnoibovicc.blogspot.com

Blog chia sẻ kiến thức kiểm soát nội bộ:     

http://internalcontrolvicc.blogspot.com

Blog hỏi đáp về kiểm soát nội bộ: 

http://hoidapkiemsoatnoibovicc.blogspot.com