BƯỚC 2 TRONG QUY TRÌNH THAY ĐỔI TỔ CHỨC

KIỂM SOÁT THAY ĐỔI 

QUY TRÌNH THAY ĐỔI TỔ CHỨC

Trong quy trình thay đổi tổ chức gồm 4 bước:

-         B1: Đánh giá nhu cầu cho việc thay đổi (ASSESSING THE NEED FOR CHANGE )

-         B2: Quyết định thay đổi (DECIDING ON THE CHANGE TO MAKE)

-         B3: Thực hiện thay đổi (IMPLEMENTING THE CHANGE   )

-         B4:Định giá tình hình thay đổi (EVALUATING THE CHANGE   )

Ta đi xem xét kỹ nội dung bước 2 như sau:

QUYẾT ĐỊNH VỀ VIỆC THAY ĐỔI ĐỂ khi nhà quản lý đã xác định được nguồn gốc của vấn đề, họ phải quyết định những gì họ nghĩ trạng thái tương lai lý tưởng của tổ chức sẽ đạt được. Nói cách khác, họ phải quyết định nơi họ muốn tổ chức đạt được trong tương lai, những gì các loại hàng hóa và dịch vụ cần làm, những gì cấp chiến lược kinh doanh của nó nên được, làm thế nào các cơ cấu tổ chức nên được thay đổi. Trong bước này, các nhà quản lý cũng phải có kế hoạch như thế nào để đạt được trạng thái tương lai lý tưởng của tổ chức.

   Bước trong quy trình thay đổi này cũng bao gồm việc xác định những trở ngại hoặc nguồn kháng cự để thay đổi. Các nhà quản lý phải phân tích các yếu tố có thể ngăn chặn các công ty đạt đến trạng thái tương lai lý tưởng của mình. Chướng ngại vật để thay đổi được tìm thấy ở cấp độ doanh nghiệp, đơn vị, phòng ban, cá nhân và các tổ chức.

   Thay đổi cấp công ty trong chiến lược hoặc cấu trúc của một tổ chức, thậm chí thay đổi dường như tầm thường, có thể ảnh hưởng đáng kể cách thức phân chia và quản lý phòng ban. Giả sử rằng để cạnh tranh với các đối thủ cạnh tranh nước ngoài chi phí thấp, các nhà quản lý hàng đầu quyết định tăng các nguồn lực dành cho công nghệ, kỹ thuật máy móc và làm giảm nguồn lực dành cho việc tiếp thị hay R & D. Sức mạnh của các nhà quản lý sản xuất sẽ tăng, và sức mạnh của tiếp thị và quản lý R & D sẽ giảm. Quyết định này sẽ làm thay đổi cán cân quyền lực giữa các phòng ban và có thể tăng xung đột như các phòng ban chiến đấu để giữ lại tình trạng của họ trong tổ chức. Chiến lược và cơ cấu hiện tại của một tổ chức là những trở ngại mạnh mẽ để thay đổi.

   Cho dù nền văn hóa của một công ty là tạo điều kiện thích nghi hay cản trở sự thay đổi. Tổ chức kinh doanh, văn hóa linh hoạt, chẳng hạn như các công ty công nghệ cao, là dễ dàng hơn nhiều để thay đổi hơn là tổ chức với các nền văn hóa cứng nhắc hơn, chẳng hạn như những người đôi khi được tìm thấy trong các tổ chức lớn, các tổ chức quan liêu như quân đội hay GM.

   Những trở ngại tương tự để thay đổi tồn tại ở cấp đơn vị và các phòng ban. Nhà quản lý bộ phận có thể khác nhau trong thái độ của họ đối với những thay đổi mà các nhà quản lý hàng đầu và đề xuất, nếu lợi ích và quyền lực của họ dường như bị đe dọa, sẽ chống lại những thay đổi. Quản lý các cấp thường chiến đấu để bảo vệ quyền lực của họ và kiểm soát các nguồn lực. Cho rằng các phòng ban có những mục tiêu khác nhau và những “chân trời” thời gian, họ cũng có thể phản ứng khác nhau để thay đổi người quản lý khác đề xuất. Khi nhà quản lý hàng đầu đang cố gắng để giảm chi phí, ví dụ, quản lý bán hàng có thể chống lại những nỗ lực cắt giảm chi phí bán hàng nếu họ tin rằng vấn đề xuất phát từ sự thiếu hiệu quả quản lý sản xuất.

   Ở cấp độ cá nhân, người ta thường chống lại sự thay đổi vì nó mang lại sự bất ổn và căng thẳng. Ví dụ, các cá nhân có thể chống lại sự ra đời của một công nghệ mới, vì họ không chắc chắn về khả năng của mình để tìm hiểu nó và sử dụng nó một cách hiệu quả.

   Những chướng ngại vật làm thay đổi tổ chức thành một quá trình chậm. Quản lý phải nhận những trở ngại tiềm năng để thay đổi và đưa chúng vào xem xét. Một số trở ngại có thể được khắc phục bằng cách cải thiện giao tiếp vì vậy tất cả các thành viên của tổ chức nhận thức được sự cần thiết phải thay đổi và bản chất của những thay đổi được thực hiện. Trao quyền cho nhân viên và mời họ tham gia quy hoạch cho sự thay đổi cũng có thể giúp vượt qua sức đề kháng và giảm bớt lo ngại của người lao động. Ngoài ra, các nhà quản lý đôi khi có thể vượt qua kháng cự bằng cách nhấn mạnh nhóm hoặc các mục tiêu chung như tăng hữu hiệu và hiệu quả tổ chức. Thay đổi một tổ chức thì lớn và phức tạp hơn là thay đổi quy trình

----

Nguồn tài liệu: Sách quản lý hiện đại của Mỹ

Tìm kiếm tài liệu: 

Mr Nguyễn Tuấn Anh, Ban R&D, VICC

Cử nhân quản trị tài chính, Western Kentucky University (Mỹ)

Đang theo học MBA, Western Kentucky University (Mỹ)

Lược dịch và tổng hợp (26/11/2015): 

Ms Trần Thị Hạnh Mai, Trưởng Ban R&D, VICC

Kiểm soát nội bộ, CFA

(Vui lòng ghi rõ nguồn của VICC nếu sử dụng bản dịch và tổng hợp này của chúng tôi)

---

Rất cám ơn Quý anh/chị đã đồng hành cùng VICC trên con đường cải tiến doanh nghiệp Việt

CÂU LẠC BỘ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VICC

THE VICC INTERNAL CONTROL CLUB

Trụ sở: 72 Trương Công Định, P14, Q Tân Bình

Đăng ký tham gia sinh hoạt câu lạc bộ Kiểm Soát Nội Bộ VICC hoàn toàn miễn phí tại đường link sau:  http://goo.gl/forms/ypPj1PNTM5

Cần hợp tác và trao đổi về chuyên môn KIỂM SOÁT NỘI BỘ xin liên lạc:

CHỦ TỊCH CÂU LẠC BỘ

TRẦN THỊ HẠNH MAI

Điện thoại: +84 938 699 246

Thư điện tử: internalcontrolvietnam@gmail.com

Facebook: https://www.facebook.com/tranthihanhmaivicc

Blog chia sẻ kinh nghiệm kiểm soát nội bộ: 

http://kiemsoatnoibovicc.blogspot.com

Blog chia sẻ kiến thức kiểm soát nội bộ:     

http://internalcontrolvicc.blogspot.com

Blog hỏi đáp về kiểm soát nội bộ: 

http://hoidapkiemsoatnoibovicc.blogspot.com